X
Support Officiel NELIS
  
Identifiez-vousJeudi 17 Oct. 2019 - 17:37:39

Guide - Module Carnet d'adresses

Introduction

Nelis est parti d'un constat simple : le carnet d'adresses est le fil conducteur d'une entreprise. C'est pourquoi l'application Nelis dispose d'un module conçu pour vous aider à gérer l'ensemble de vos relations notamment en centralisant la totalité de vos contacts. Ce module est essentiel car la majorité des fonctionnalités de l'application reposent sur votre carnet d'adresses et l'activité des individus qui y sont rattachés. Ce midi-guide a pour objectif de vous accompagner dans la prise en main de ce module.

1 - En quoi le carnet d'adresses est-il incontournable ?

QU'EST-CE QU'UN CARNET D'ADRESSES ?

Un carnet d'adresses est une base de données dans laquelle son utilisateur note les informations nécessaires à une prise de contact avec son réseau relationnel. La plupart du temps, les informations fournies par un carnet d'adresses sont le nom et le prénom de la personne, son adresse, son numéro de téléphone ainsi que son adresse mail.


IMPORTANCE DU RELATIONNEL EN ENTREPRISE

Les contacts forment la colonne vertébrale d'une entreprise. Qu'ils soient fournisseurs, partenaires ou clients, une société se doit d'entretenir de bonnes relations avec ces acteurs afin qu'elles apparaissent comme le plus bénéfiques et durables possible. La notion de « bonne relation » va de paire avec celle de « satisfaction » car il est important de créer des liens avec ces individus en répondant continuellement à leurs attentes. L'intensité de votre relation dépendra de la qualité de vos démarches. C'est pour assurer cette qualité que Nelis vous offre la possibilité de gérer votre suivi relationnel grâce à un carnet d'adresses intelligent rassemblant toutes les informations nécessaires à l'optimisation de vos rapports relationnels.

VOS CONTACTS AU COEUR DE VOTRE OUTIL NELIS

Le carnet d'adresses est le module central de votre application Nelis. Chacun des modules de la solution est étroitement lié à votre base de contacts. En effet, que ce soit pour une demande de Support, un rendez-vous clients, la création d'affaires ou encore l'envoi d'une campagne email, vous intégrerez un ou plusieurs de vos contacts à ces activités.

2 - Centralisez l'information

JE PRATIQUE, PRISE EN MAIN RAPIDE



    • COMMENT EST CONSTITUEE UNE FICHE CONTACT ?
      Une fiche contact regroupe l'ensemble des informations que vous possédez sur un individu. Pour accéder à la fiche d'un de vos contacts, rendez-vous dans le module « Carnet d'adresses » puis cliquez sur le nom d'un d'entre eux pour faire apparaître sa fiche. Une fiche contact est décomposée en trois parties :

      Au centre de votre écran, vous pourrez trouver la photo, le nom de votre contact ainsi que son numéro de téléphone et son adresse email. Vous trouverez aussi des informations sur la société avec notamment son nom, sa localisation et son site Internet.

      En dessous de ces informations, vous avez la possibilité d'ajouter un événement, c'est-à-dire un relevé d'activité lié à ce contact (voir « Créez un événement » pour en savoir plus).

      Une fois l'événement créé, celui-ci apparait sur le fil d'actualité du contact. Une éventuelle date de relance ainsi que la période de publication sont précisées à coté de cet événement. Vous avez également la possibilité de filtrer ces relevés d'activités afin d'afficher ceux qui vous intéresse et les trier dans l'ordre qui vous semble le plus approprié.

      A gauche de votre écran, se trouvent quatre onglets dont un personnalisable. L'onglet intitulé « L'essentiel » comprend une rubrique « Actualités » relatant tous les derniers événements du contact.

      Cependant vous avez la possibilité d'ajouter d'autres rubriques plus spécifiques à votre activité (voir « Personnalisez vos fiches contacts » pour en savoir plus).

      La rubrique « Dossiers » permet d'accéder rapidement aux informations principales concernant l'Agenda, le Support, les affaires ainsi que le bug tracker.

      Le menu « Relations » renseigne les collaborateurs et le réseau du contact (Voir « Liez votre réseau relationnel »).

      Enfin l'onglet « Système » permet d'avoir un regard sur les services en ligne du contact ainsi que l'historique des modifications réalisées sur sa fiche.





      A droite de votre écran, vous pouvez voir des informations plus générales sur votre contact telles que la population dont il fait partie ou le commercial responsable de son suivi. Il est possible que cet individu appartienne à deux sociétés distinctes.

      Dans ce cas, il vous faut le renseigner et cela apparaitra sur cette fiche, à la suite des informations énoncées précédemment. (Voir « Créez un nouveau contact ») Pour toutes informations complémentaires que vous souhaiterez partager, un espace note est disponible.






    • CREEZ UN NOUVEAU CONTACT
      Pour ajouter un contact à votre répertoire, rendez-vous dans le module « Carnet d'adresses ». Cliquez sur « Ajouter » en haut de votre écran puis sur « Contact ». Un formulaire apparait.

      CONTACT
      Ces informations seront visibles dans la partie centrale de votre fiche contact. La civilité, le nom et prénom, le titre, l'email, la localisation et le numéro de téléphone vous sont demandés. Vous avez également la possibilité d'ajouter une adresse postale. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter une adresse de contact ».

      PHOTO
      Si vous le souhaitez, vous pouvez charger une photo afin de la faire apparatre sur la fiche de votre contact.

      SUIVI
      Le suivi permet de déterminer les membres de votre équipe qui seront en charge de ce contact. Vous avez la possibilité de lui attribuer un interlocuteur commercial ainsi qu'un interlocuteur support.

      SOCIETE LIEE
      Après avoir renseigné les informations relatives à votre contact, vous pouvez ajouter des éléments sur sa société. Trois possibilités s'offrent à vous. Soit votre contact n'appartient à aucune société, soit il est rattaché à une entreprise existant déjà dans votre carnet d'adresses, soit la société dont il fait partie n'est pas encore enregistrée dans votre répertoire, dans quel cas il vous faut la créer en répondant au formulaire correspondant.

      Une fois ces champs remplis, validez.

      A présent, sélectionnez la population à laquelle vous souhaitez affilier le contact. Une population correspond à un groupe de contacts que vous pouvez former par vous-même. Pour plus d'informations, reportez vous au paragraphe « Créez une population ». Une fois votre case cochée, validez.

      Félicitations, vous venez de créer votre premier contact !



    • CREEZ UNE NOUVELLE SOCIETE
      Pour créer une nouvelle société, rendez-vous dans le module « Carnet d'adresses ». Cliquez sur « Ajouter » en haut de votre écran puis sur « Société ». Un formulaire apparaît.

      FORME LEGALE
      Dans ce champs vous pouvez préciser la forme légale la société (SARL, EURL, SA)

      NOM DE LA SOCIETE
      Veuillez renseigner le nom de l'entreprise en cours de création.

      QUALIFICATION
      La qualification consiste à remplir l'immatriculation de l'entreprise ainsi que le secteur d'activité auquel elle appartient.

      COORDONNEES
      Vous avez la possibilité de renseigner le numéro de téléphone, de fax, l'adresse email ainsi que le site web de la société. Ces informations apparaîtront au centre de votre fiche contact.

      ADRESSE
      En complément des coordonnées, vous pouvez remplir l'adresse postale de l'entreprise.

      LOGO
      Si vous le souhaitez, vous pouvez charger un logo afin de le faire apparaître sur la fiche de votre contact.

      Enfin, choisissez la population correspondante puis validez.

      Félicitations, vous venez de créer votre première société !


RENFORCEZ VOTRE CARNET D'ADRESSES

    • IMPORTEZ VOS FICHIERS DE CONTACTS
      Afin d'économiser du temps et ne pas avoir à ajouter tous vos contacts un par un, Nelis vous propose d'importer ces contacts via des fichiers. Ces fichiers peuvent provenir d'Excel, Outlook ou encore Gmail.

      Pour procéder à cette importation, rendez-vous dans le module « Carnet d'adresses », cliquez sur « Autres actions » puis sur « Importer des contacts ».

      FORMAT
      Veuillez choisir le format du fichier sur lequel sont enregistrées vos données. Nous vous conseillons d'enregistrer votre fichier sous format « Excel ; CSV pour windows ».

      FICHIER
      Charger ce fichier puis poursuivez votre opération.

      CLASSIFICATION
      La troisième étape consiste à choisir votre classification en choisissant si vous souhaitez que Nelis classe automatiquement vos contacts dans des populations ou si vous préférez qu'aucune classification ne soit effectuée.

      OPTION D'IMPORT
      Définissez votre option d'importation. Vous avez trois solutions dont « Compléter et corriger le carnet d'adresses » qui insinue que votre base de contact sera entièrement synchronisée avec le fichier sélectionné. La seconde « Compléter sans corriger les données existantes » consiste en un simple ajout de contacts qui n'existeraient pas sur votre base. En effet aucune modification et mise à jour des données déjà intégrées dans votre répertoire Nelis ne sera effectuée. La dernière option « Corriger les données existantes » signifie une mise à jour de votre répertoire vis-à-vis de ce fichier.

      DEFINISSEZ LES CORRESPONDANCES ENTRE VOTRE FICHIER ET VOTRE CARNET D'ADRESSES
      Dans cette dernière étape, vous devez définir les liens entre votre fichier et votre répertoire afin d'aider à la répartition des informations sur votre fiche contact. Une fois cela, vous pouvez choisir d'enregistrer ce format pour vos prochaines importations.



    • IMPORTEZ VOS CONTACTS VIADEO
      Afin de centraliser la totalité de vos contacts dans un répertoire unique, Nelis vous propose d'importer vos contacts Viadeo dans votre carnet d'adresses. Pour cela, il vous faut accéder à votre compte et cliquer sur votre nom en haut à droite de votre écran puis sur « Import Viadeo » situé en dessous la barre de navigation. Vous allez ensuite être dirigé vers votre compte Viadeo pour effectuer votre importation.



    • LIEZ VOTRE RESEAU RELATIONNEL
      RESEAU RELATIONNEL
      Afin de rendre votre carnet d'adresses plus intelligent, Nelis vous propose de lier vos contacts entre eux. En effet, il se peut qu'un membre de votre réseau connaisse également un autre de vos contacts. Pour pouvoir inscrire cette information sur votre fiche contact, rendez-vous dans votre module « Carnet d'adresses » puis cliquez sur le contact en question. La fiche de celui-ci apparait. Dans le menu « Relations » à gauche de cette fiche, choisissez « Réseau relationnel ». A présent, cliquez sur le petit plus vert situé sous le bandeau contenant les informations du contact et créez la relation de votre choix.

      COLLABORATEURS
      Vous pouvez également indiquer sur une fiche le nom des collaborateurs du contact. Pour cela, toujours dans le menu « Relations », cliquez sur « Collaborateurs » puis sur les boutons « Ajouter » - « Collaborateurs » en haut de votre écran.

 

SUIVEZ L'ACTIVITE DE VOS CONTACTS

    • CREEZ UN EVENEMENT
      Un événement est un relevé d'activité lié à un contact. Les événements ont pour but de laisser une trace des actions entreprises à l'égard d'un membre de votre carnet d'adresses afin que vous et vos collaborateurs puissiez avoir un suivi des dernières activités relatives à cet individu.

      Pour créer un événement, rendez vous sur la fiche d'un de vos contacts, puis cliquez sur la zone « + événement » située en dessous du bandeau d'informations de ce contact.

      Une popup apparaît, plusieurs champs sont à renseigner.


      TYPE D'EVENEMENT
      Le type d'événement permet de sélectionner le thème principal de l'événement que vous êtes sur le point de créer. Pour personnaliser vos types d'événement, reportez-vous au paragraphe « Personnalisez les types d'événements ».

      COMPTE RENDU INTERNE
      C'est dans cette zone de texte que vous pouvez rédiger l'information que vous souhaitez partager à vos collaborateurs concernant le contact. Ce compte rendu s'inscrira sur la fiche de ce dernier. A titre d'exemple, vous pouvez utiliser cette zone pour copier-coller un email reçu/envoyé ou encore retranscrire une conversation téléphonique que vous aurez eu avec ce contact.

      LIER A UNE AFFAIRE
      Vous avez la possibilité de joindre cet événement à une affaire en cours. (Voir le guide du module Affaires « Créez une affaire »).

      CLOTURER LES RELANCES
      Lorsque vous créez un événement, vous pouvez définir une relance afin de ne pas oublier une tâche à accomplir en relation avec cet événement. Déterminez sa date et son heure. De plus, vous pouvez décider de clôturer la relance dans le cas où vous effectuerez cette tâche avant la période pour laquelle elle est prévue.

      NOTIFIER
      Cette fonction permet d'alerter un membre de votre équipe d'un événement. Ce dernier recevra une notification le prévenant de la création de celui-ci. Quant aux autres collaborateurs, ils pourront voir cet événement sur le mur d'actualités de votre solution.

      Une fois ce formulaire rempli, validez.

      Félicitations, vous venez de créer votre premier événement !



    • REFEREZ-VOUS AU FIL D'ACTUALITES D'UN CONTACT
      Une fois l'événement créé, celui-ci se reporte automatiquement sur votre mur d'actualité (Voir le guide RSE pour plus d'informations) mais aussi sur votre fiche contact.

      INFORMATIONS
      En cliquant sur la fiche de votre contact, vous pouvez avoir accès à la totalité des événements liés à ce contact. Autour de chaque événement est indiqué l'auteur ainsi que sa date et son heure de publication. Si une relance a été demandée, celle-ci apparaîtra également au dessus de l'encadré.

      ACTIONS
      Il est possible de transférer un événement par mail, de le modifier ou encore de le supprimer. Pour cela, pointez votre souris sur ce dernier et trois icônes respectifs apparaîtront en dessous de l'encadré. Vous pouvez également ajouter un commentaire sur l'événement, pour cela cliquez sur « Commentez », rédigez puis validez.

      ORGANISATION
      Afin de retrouver plus rapidement un événement, il vous suffit d'utiliser le filtre situé en haut du fil d'actualités. Vous pouvez filtrer soit par types d'événements ou bien créer vos propres filtres. Pour cela, cliquez sur « Créer un filtre avancé » et choisissez à partir de quel champ vous souhaitez appliquer le filtre.

      De plus, il est possible de trier vos événements. Pour ce faire, cliquez sur « Trier par » et sélectionnez « date de relance » ou « date de création » en fonction de votre préférence.

3 - Personnalisez votre carnet d'adresses

COMPOSEZ SELON VOS BESOINS



    • PERSONNALISEZ VOS FICHES CONTACT ET SOCIETES
      Pour ajouter des informations sous forme d'onglet dans vos fiches contacts et sociétés, rendez-vous dans votre panneau de configuration, module « Carnet d'adresses » puis choisissez « Fiches contacts personnalisées » ou « Fiches sociétés personnalisées ». Une fois sur cette page, cliquez sur « Ajouter un champ personnalisé ». Un pop-up apparaît.

      LEGENDE
      La légende correspond au titre de l'onglet qui apparaîtra dans votre menu « L'essentiel », à gauche de votre fiche contact.
      TYPE DE CHAMP
      Choisissez le type de champ que vous souhaitez créer. Il existe différentes alternatives telles que des champs de saisie, des listes déroulantes, des zones de texte, des cases à cocher. Vous pouvez aussi définir si le champ doit-être obligatoirement rempli ou encore s'il peut être utilisé pour créer des filtres dans le requêteur.

      FORMULAIRE
      Précisez si ce formulaire doit apparaître sur les fiches contacts de l'ensemble de vos populations ou seulement sur des populations particulières. L'emplacement de l'onglet est aussi à renseigner.

      VISIBILITE ET MODIFICATION
      Vous pouvez choisir les équipes qui seront en mesure de voir ces informations contacts ainsi que celles qui peuvent les modifier.

      Une fois ce formulaire rempli, validez.

      Félicitations, vous venez de créer votre premier champ personnalisé !



    • PERSONNALISEZ VOS TYPES D'EVENEMENTS
      Lorsque vous ajoutez un événement, vous avez la possibilité de choisir son thème principal. A titre d'exemple, vous pouvez découper votre processus de vente et nommer chaque type d'événement en fonction de l'étape commerciale afin de vous repérer lorsque vous irez voir la fiche de vos contacts. Pour adapter les types d'événements à votre activité, rendez-vous dans la « Configuration des modules » - « Carnet d'adresses » puis sélectionnez « Types des événements ». Vous pourrez trouver des types enregistrés par défaut. Pour les modifier ou les supprimer, utilisez les icônes et prévus à cet effet.

      Pour ajouter d'autres types, cliquez sur « Ajouter une option à la liste » en haut de votre écran. Un pop-up apparait. Choisissez le nom de votre événement, les populations concernées par celui-ci et enfin si vous souhaitez que l'ajout de cet événement soit retranscrit sur le fil d'actualité. Une fois ces champs remplis, vous pouvez valider !



    • CREEZ VOS PROPRES FORMULAIRES D'EVENEMENTS
      Dans une création d'événement, une fois avoir sélectionné le type d'événement approprié, il est possible de personnaliser son contenu. Par exemple, si le type d'événement était « Appel-1er contact », vous pourriez créer un formulaire propre à ce type d'événement incluant les questions que l'interlocuteur commercial devrait poser au client lorsqu'il effectue cet appel.

      Pour créer un formulaire d'événement, rendez-vous dans votre « Configuration des modules » rubrique « Carnet d'adresses » puis choisissez « Formulaires d'événements personnalisés ». A présent, sélectionnez le type d'événement auquel vous souhaitez relier ce formulaire et cliquez sur « Ajouter un champ personnalisé ». Un pop-up similaire à celui de la personnalisation des fiches contacts et sociétés apparait. Remplissez les champs demandés et référez vous au paragraphe « Personnaliser vos fiches contacts et société » pour plus d'informations.



  • PREPAREZ VOS EMAILS AUTOMATIQUES
    Lorsque vous créez un événement, vous pouvez choisir d'y affilier un email qui sera envoyé automatiquement aux destinataires de votre choix juste après la validation de votre événement. Pour cela, rendez-vous dans la « Configuration des modules » rubrique « Carnet d'adresses » puis choisissez « Email automatique ». Des exemples d'emails vous sont proposés. Pour en ajouter un, cliquez sur le petit plus vert.

    TYPE D'EVENEMENT RELIE
    Choisissez à quel type d'événement vous souhaitez lier cet email automatique.

    LEGENDE DE LA CASE A COCHER
    Lorsque vous créerez votre événement, vous aurez le choix d'envoyer cet email ou non. Ainsi, déterminez le nom de la case à cocher qui proposera l'envoi de l'email.

    SUJET
    Définissez le titre de votre email.

    CONTENU
    Rédigez votre email. Vous pouvez choisir les destinataires que vous souhaitez mettre en copie, ainsi qu'en copie cachée.

    EQUIPE POUVANT ENVOYER L'EMAIL
    Définissez les équipes qui auront le droit d'envoyer cet email lors de la création d'un événement.

TRIEZ L'INFORMATION

    • CREEZ DES FILTRES
      Afin d'économiser du temps et vous retrouver dans votre carnet d'adresses, vous avez la possibilité de filtrer vos contacts. Pour cela, rendez-vous sur le menu à gauche de votre carnet.

      Nelis vous propose deux filtres par défaut. Le premier filtre « Populations », vous permet de faire apparaitre dans votre répertoire la population de votre choix. Cependant, le filtre « Suivi commercial » permet de définir si vous souhaitez afficher les contacts de toute votre équipe ou seulement les vôtre.

      Pour aller plus loin dans cette configuration, vous pouvez également créer vos propres filtres. Pour se faire, cliquez sur « Filtres avancés » - « Créer un filtre avancé ».

      A présent, choisissez votre critère de filtration. Cela peut s'appliquer sur l'information de votre choix. Une fois votre champ sélectionné, cliquez sur « Appliquer le filtre ». Si vous souhaitez enregistrer ce filtre en tant que filtre avancé, il vous suffit de cliquer sur le grand « + » en haut à droite de votre écran.

      Pour supprimer ou modifier des filtres, rendez-vous sur « Gérer mes filtres », dans votre menu « Filtres avancés ».



  • CREEZ DES POPULATIONS
    Afin de trier vos contacts sous forme de groupe, il vous faut créer des populations. Pour cela, rendez-vous dans votre « Configuration des modules », rubrique « Carnet d'adresses » puis choisissez « Populations ». Nelis vous propose une liste par défaut. Pour supprimer ou modifier un des groupes, pointez votre souris sur celui-ci puis sélectionnez l'icône prévu à cet effet.

    Pour ajouter une nouvelle population, cliquez sur « Ajouter une population » en haut de votre écran. Un pop-up apparait.

    NOM
    Déterminez le nom que vous souhaitez donner à votre population

    DESCRIPTION
    Vous pouvez laisser un commentaire détaillant les critères permettant d'affilier un contact à cette population ou autres précisions.

    TYPE
    Précisez si cette population est créée pour une société ou pour un contact.

    OPTION DE SELECTION DANS LES FORMULAIRES
    Indiquez si cette population sera une population principale ou une population secondaire lorsque vous aurez à choisir une population dans vos formulaires.

    HIERARCHIE
    Choisissez si vous souhaitez que cette population soit une population mère, c'est-à-dire une population principale ou si ce sera une sous-catégorie de population donc une population fille.