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Identifiez-vousDimanche 23 Sept. 2018 - 04:52:33

Guide - Module Agenda

Introduction

Nelis vous propose de consulter, gérer et/ou partager votre planning et celui de vos collaborateurs grâce à un module simple d?agendas dynamiques accessible où que vous soyez depuis n?importe quel ordinateur ou téléphone mobile disposant d?un accès Internet.

Ce mini-guide a pour but de vous présenter les possibilités offertes par ce module, puis de vous accompagner dans sa prise en main et son administration.

1 - Questions fréquemment posées

QU'EST-CE QU'UN AGENDA MULTI-UTILISATEURS ?

Un agenda multi-utilisateurs est une vue qui permet sur un même affichage de consulter le planning de plusieurs utilisateurs. Cette vue globale temps réel permet de visualiser l?activité et les plages horaires disponibles d?une équipe de travail ou d?un ensemble d?utilisateurs choisis afin de définir rapidement des évènements / rendez-vous communs.


TOUS LES COLLABORATEURS ONT-ILS LES MEMES DROITS SUR L?AGENDA ?

Non. Il vous est possible de donner des droits d?accès spécifiques à chacun des utilisateurs. Parmi les droits d?accès proposés, vous pouvez autoriser ou interdire de disposer de son propre agenda, de consulter et/ou modifier celui des autres utilisateurs. Il est ainsi facilement possible d?empêcher de voir votre planning tout en gardant une vue sur celui des autres, ou bien encore leur donner l?autorisation de prendre des rendez-vous sur votre agenda.

2 - Je pratique, prise en main rapide

Pour accéder au module Agenda, vous devez disposer des droits d?accès suffisants. Le compte Admin dispose de tous les droits, mais vous pouvez aussi demander à l?administrateur de vous octroyer le droit. Pour cela, rendez-vous dans la « Configuration avancée » - « Accès et sécurité » puis « Gestion des utilisateurs ».

Une fois cela, cliquez sur la photo du collaborateur dont vous souhaitez modifier les droits puis sélectionnez « Droits d?accès ». Dans la catégorie « Agenda », vous pouvez choisir en cochant ou décochant les cases, les fonctionnalités que vous voulez partager avec ce membre de votre équipe.


CREER UN EVENEMENT DANS L?AGENDA

Pour commencer, nous allons placer un rendez-vous interne dans l?agenda. Cliquez sur l?icône agenda dans la barre d?utilisateurs. Par défaut, vous ne voyez que votre propre agenda.


Pour positionner un évènement, cliquez sur le début de la plage horaire choisie, et en maintenant le clic enfoncé, faites glisser votre pointeur de souris jusqu?à l?heure de fin du rendez-vous souhaité.

Une fenêtre va alors s?ouvrir dans laquelle vous devrez saisir le titre, le type de rendez-vous (ici « Général ? Rendez-vous Interne ») et confirmer les dates et heures de début et de fin. Vous pouvez aussi inscrire les collaborateurs que vous souhaitez convier à l?événement. Ces derniers recevront une notification afin de les prévenir de votre invitation. Il est également possible d?ajouter un commentaire pour préciser par exemple les objectifs et les conditions du rendez-vous. Enfin, validez

Félicitations, vous avez créé votre premier rendez-vous !


A CHAQUE BESOIN, SA VUE : « HEBDOMADAIRE, MENSUELLE OU LISTE »

L?affichage par défaut de l?agenda est la semaine mais vous avez aussi la possibilité de voir votre planning au mois, ou bien sous forme de liste. Pour cela, il vous suffit de pointer votre souris sur l?icône « Semaine » en haut à gauche de votre écran. Vous allez voir apparaitre « Mois » et « Liste ». Sélectionnez selon vos besoins

3 - Partagez et travaillez en équipe

VOIR LES AGENDAS DE VOTRE EQUIPE

Le principe de l?agenda multi-collaborateurs est qu?il permet d?avoir accès à son planning, mais également à celui de tous les membres d?une équipe de travail. Pour voir l?agenda de vos collaborateurs, il vous suffit de cocher leurs noms à gauche de votre fenêtre. Vous pouvez également sélectionner une équipe de travail dans la liste déroulante située au dessus des noms des membres de l?équipe.


INVITER PLUSIEURS PARTICIPANTS

Si vous disposez du droit d?accès, « Modifier l?agenda des autres », vous pourrez choisir d?inviter plusieurs participants à ce rendez-vous et la plage horaire sera alors réservée sur l?ensemble des agendas concernés.


Un email est automatiquement envoyé au participant si vous le désirez afin de les informer de votre action.


ET MES RENDEZ-VOUS PRIVES ?

En cochant l?option « Evènement privé », vous avez la possibilité de rendre un évènement privé, ce qui signifie que la plage horaire sera réservée dans l?agenda des participants, mais le titre, le type d?évènement et les commentaires ne seront pas consultables par une personne tierce.

4 - Synchronisez votre smartphone

Dans Nelis, vous avez la possibilité de synchroniser votre module Agenda avec votre smartphone. Pour cela, il vous suffit de créer un compte Gmail afin d?utiliser la plateforme de synchronisation universelle proposée par Google Calendar.


JE NE DISPOSE PAS DE COMPTE GOOGLE

Si vous ne disposez pas encore de compte Google, créez en un gratuitement depuis www.google.com.

Une fois connecté sous votre compte Google, activez votre Agenda.

Retournez sous votre solution Nelis, vous êtes prêt à configurer la synchronisation de votre agenda.


RELIEZ VOTRE AGENDA NELIS A VOTRE COMPTE GOOGLE CALENDAR

Lorsque vous êtes sur l?écran Agenda de votre solution Nelis, cliquez sur l?onglet Options en haut de la fenêtre.

Nelis vous propose alors de configurer votre compte, ou bien tout simplement d?activer la synchronisation avec Google Calendar si votre compte est déjà configuré, saisissez vos identifiants Google et le tour est joué.

5 - Plus loin dans la personnalisation

Nelis vous donne la possibilité de configurer votre agenda comme bon vous semble. Vous pourrez donc modifier l?affichage de l?agenda ou le type d?évènements proposés.

Pour cela, il faut vous connecter en tant qu?administrateur, et se diriger vers l?espace de configuration symbolisé par une clé, en haut à droite de la solution. Une fois dans le panneau de configuration, choisissez configuration des modules.


PERSONNALISER L?AFFICHAGE DE L?AGENDA

Une fois dans la configuration des modules, cliquez sur « Agenda » puis « Plages horaires affectées ». Vous aurez ici la possibilité de définir les horaires, et de choisir d?afficher ou non les week-ends.


PERSONNALISER LES EVENEMENTS DANS L?AGENDA

Lorsque vous êtes dans la configuration des modules choisissez « Agenda ? Types des évènements » pour pouvoir créer, modifier ou supprimer un évènement.

Pour créer un nouvel évènement, cliquez sur l?onglet « ajouter un nouveau type d?évènement » : vous pourrez alors choisir le libellé, la couleur de fond et la couleur de trame, et définir ou non l?évènement comme étant celui par défaut.

Pour modifier un évènement existant, il suffit de cliquer sur l?icône représentant par un crayon, à droite du nom de l?évènement.

Enfin, vous pouvez supprimer un évènement en cliquant sur la croix rouge à droite du nom de l?évènement.

Notre conseil : n?oubliez pas de modifier l?ordre des champs en fonction de l?utilisation que vous en aurez, en les déplaçant à l?aide de la double flèche à gauche du type d?évènement.